1. はじめに
ログイン後の画面構成と、共通の操作方法を確認します。
ログインとロール表示
ログインすると、割り当てられたロール（役割）に応じたメニューだけがホーム画面に表示されます。画面右上には常に「ロール名：氏名」のバッジとログアウトのリンクが表示されており、今どのアカウントで操作しているか確認できます。
ホーム画面のメニュー
施設スタッフが主に使うメニューは次の4つです。それぞれ本マニュアルの対応する章で詳しく説明します。
| メニュー | できること | 対応章 |
|---|
| 📝 重要事項説明 | 重要事項説明の実施と署名 | 4章 |
| 👥 利用者・家族管理 | 利用者と家族情報の登録・管理 | 3章 |
| ✅ 重要事項説明記録管理 | 完了した重要事項説明記録の確認と管理施設管理者 | 5章 |
| 📋 重要事項設問編集 | サービス別の重要事項説明書を設定施設管理者 | 6章 |
※「📅 訪問予定」「🏢 施設管理」「🔑 アカウント管理」などは本マニュアルの対象外です。施設・アカウントの新規開設についてはシステム管理者にご確認ください。
画面共通のルール
- 各画面の左上にある ← ホームに戻る でいつでもトップ画面に戻れます。
- 削除操作の前には必ず確認ダイアログ「削除しますか？」が表示されます。誤操作の際はここでキャンセルを選んでください。
- 一般スタッフは多くの画面で閲覧のみとなり、登録・編集・削除のボタンは表示されません（詳細は8章の権限一覧）。
できること早見表
| 操作 | 一般スタッフ | 施設管理者 |
|---|
| 利用者・家族情報の閲覧 | ○ | ○ |
| 利用者・家族情報の登録・編集 | − | ○ |
| 重要事項説明の実施（説明・署名） | ○ | ○ |
| 説明記録の承認・PDF発行・家族への共有 | − | ○ |
| 重要事項説明書（設問）の作成・複製・削除 | − | ○ |
2. 全体の流れ
1人の利用者について重要事項説明を終えるまでの、標準的な作業の流れです。
STEP 1
利用者・家族を登録
施設と氏名・住所を登録し、必要に応じて家族（関係者）を追加します。
STEP 2
説明書を紐付け
利用者詳細画面で、説明すべき重要事項説明書にチェックを入れます。
STEP 3
説明・署名を実施
対面でページを進めながら説明し、その場で署名を取得します。
STEP 4
記録を確認・共有
内容を承認し、PDFを発行してご家族へ共有します。
前提条件STEP 2（説明書の紐付け）を行っていない利用者は、STEP 3の画面で選択肢に出てきません。「対象の利用者が見つからない」というときは、まず利用者詳細画面で該当する説明書がチェックされているか確認してください。
3. 利用者・家族の管理
ホーム画面「👥 利用者・家族管理」から行います。
利用者を探す
一覧画面を開くと、全施設の利用者が新しい順に表示されます。上部の検索欄で絞り込みができます。
- 氏名・住所で自由検索 キーワードを入力
- 施設を選択 対象施設で絞り込み
- 状態セレクトで 未説明 未承認 承認 のいずれかに絞り込み
条件を指定して 検索 を押すと一覧が更新されます。1ページ20件で、下部の 前へ 次へ でページ送りします。一覧の重要事項説明バッジで、その利用者の説明が済んでいるかひと目で分かります。
新規に利用者を登録する施設管理者
一覧画面右上の + 新規利用者登録 から入力画面に進みます。
| 項目 | 必須 | 備考 |
|---|
| 施設を選択 | 必須 | 所属する施設をセレクトから選ぶ |
| 氏名 | 必須 | |
| 住所 | 必須 | |
施設・氏名・住所を入力する
3項目とも必須です。未入力があると保存できず「すべて入力」と赤字で表示されます。
登録 を押す
保存が成功すると「登録しました」と表示され、1秒後に自動で利用者詳細画面に移動する
続けて家族の登録や、説明書の紐付けを行う流れになっています。
入力を取りやめる場合は キャンセル で一覧に戻ります（保存はされません）。
利用者詳細を確認・編集する施設管理者
一覧の 詳細 から開きます。画面は3つのブロックに分かれています。
① 利用者情報
氏名・住所は表示のみです。所属施設を変更する場合はセレクトで選び直して 変更を保存 を押します。施設を変更すると、紐付けできる説明書の一覧もその施設のものに切り替わります。
② 該当する重要事項説明書
4章「説明・署名を行う」の前提となる、重要な操作です。ここで所属施設に登録されている説明書がチェックボックス一覧で表示されます。この利用者に説明すべきものにチェックを入れてください。チェックの都度、保存ボタンを押さなくても即座に反映されます（オン＝紐付け追加、オフ＝解除）。施設に説明書が1件も登録されていない場合は、6章を参照してください。
③ 利用者の関係者（家族）
+ 利用者関係者追加 で入力フォームを追加できます。複数人を続けて登録することも可能です。
| 項目 | 必須 | 備考 |
|---|
| 氏名 | 必須 | |
| 続柄 | 必須 | 配偶者／子／親／兄弟姉妹／その他 から選択 |
| 住所 | 任意 | |
| 連絡先／電話番号／FAX番号 | 任意 | |
| メールアドレス | 任意 | PDFの共有送信先として使用（5章） |
氏名・続柄など必要事項を入力し 保存 を押す
氏名が空、または続柄が未選択のままだと「氏名と続柄を入力」と表示され保存できません。
登録済みのカードを直接書き換えて 保存 すれば更新できる
不要になった場合は 削除 → 確認ダイアログで OK
4. 説明・署名を行う
ホーム画面「📝 重要事項説明」から。対面での説明と、その場での署名取得までを1つの画面で行います。画面上部に ①事前設定 → ②説明・署名 → ③完了 の3ステップが表示され、進行状況が分かります。
① 事前設定
説明を開始する前に、対象者と説明者を選びます。
- 利用者 セレクトには、まだ説明が完了していない利用者のみが表示されます。
- 説明者氏名 利用者を選ぶと、その施設に所属するアカウントの一覧が読み込まれます（必須）。
- 居宅介護支援専門員氏名 該当する場合に選択（任意）。
- 利用者を選ぶと「利用者の関係者」欄に登録済みの家族が参考表示されます。
重要事項説明を開始 を押すと次の画面に進みます。
「この利用者に該当する重要事項説明書が登録されていません。利用者詳細画面で登録してください。」と出た場合は、3章「該当する重要事項説明書」のチェックが未設定です。一度この画面を離れて紐付けを行ってから、やり直してください。
途中で中断してしまったら事前設定画面の上部に「未完了のセッション」として黄色い枠で表示されます。再開 を押すと確認の上で再開できますが、それまでの署名は保存されていないため、1ページ目からやり直しになります。
② 説明書を進めながら署名を取得する
説明書が複数紐付いている場合は、1件ずつ順番に表示されます（「説明書 1/2：〇〇」のように進捗が出ます）。ページ本文には、氏名・住所・日付などが自動で差し込まれるほか、その場で入力する欄が含まれます。
ページの送り方
上下の ← 前へ / 次へ → でページを移動します。最終ページでは「次へ」が 署名内容を確定して完了 → に変わります。ページ内に未入力の署名・日付欄が残っていると「このページの署名・入力欄をすべて完了してください」と表示され、次に進めません。
署名の取り方
署名が必要な欄には 署名する ボタンがあります。押すと画面いっぱいの署名用画面が開きます。
「〇〇様の自署をお願いいたします。」の画面が開く
戸籍上の氏名を楷書で、署名欄いっぱいに大きく書いていただくよう案内文が出ます。
ご本人（またはご家族）に、画面上の署名欄に指やタッチペンで直接署名していただく
書き間違えた場合は 署名をクリア でやり直せる
内容を確認し 確定 を押す
未記入のまま確定すると「署名を入力してください」と表示されます。
元の画面に戻り、署名欄が緑色の「✓ 署名済み（氏名）」に変わる
ご本人が署名できない事情がある場合は 本人署名できないため空欄で進める（関係者の場合は 署名を省略して次へ進める）を選ぶと、署名なしのまま先へ進められます。この場合は点線の「（署名省略）」バッジになります。署名者本人を選ばずに署名しようとすると「署名者を選択してください」と表示されます。
署名中は画面の向きを変えないタブレットの回転などで画面サイズが変わると、署名欄が再調整され描きかけの署名は消えます。署名を始める前に、縦横どちらで使うか決めておくとやり直しを防げます。
③ 完了
すべての説明書の署名が終わると「お申込みありがとうございました。重要事項説明書の署名が完了しました。」の完了画面になります。
「ダッシュボードに戻る」ボタンについて現在このボタンは正しいページに遷移しません。完了後は画面左上の ← ホームに戻る を使うか、ホーム画面を開き直してください。
完了した記録は施設管理者が5章の記録管理画面で確認・承認し、PDFを発行します。
5. 記録の管理・PDF・共有施設管理者
ホーム画面「✅ 重要事項説明記録管理」から。説明・署名が完了した記録の確認、PDF発行、ご家族への共有、承認を行います。
記録を絞り込む
最初に 施設を選択してください で対象施設を選びます（未選択の間は一覧が表示されません）。あわせて次の条件でも絞り込めます。
- 承認状況：すべて／未承認のみ／承認のみ
- 更新期限：すべて／期限切れのみ／30日以内に期限のみ
- 利用者名・説明者名でのキーワード検索
更新期限が近い記録には「あとN日」、過ぎている記録には 期限切れ のバッジが付くので、対応の優先順位がひと目で分かります。
PDFを発行する
対象行の PDFを生成 を押す
生成が終わると新しいタブでPDFが開き、一覧のボタンが PDFを見る に変わる
失敗した場合は「PDF生成に失敗しました」と表示されます。もう一度お試しください。
以後はいつでも PDFを見る から同じPDFを開ける
ご家族へ共有する
PDFの発行後、家族へ送信 が押せるようになります（発行前は「PDF生成後に送信可」と表示され押せません）。
家族へ送信 を押す
「メール登録済みの家族全員にPDF閲覧リンクを送信します。よろしいですか？」の確認が出るので、内容を確認しOKを押す
送信先は3章で登録した家族の「メールアドレス」です。未登録の家族には送信されません。
「〇件の家族へ送信しました」と表示されれば完了。失敗時は「送信に失敗しました」と表示される
承認する
承認状況の列にあるボタンを押すたびに、未承認 と 承認 が切り替わります。承認すると承認者名と承認日時が自動で記録されます。押し間違えた場合はもう一度押せば未承認に戻せます。
この画面に記録そのものの削除機能はありません。利用者を丸ごと削除したい場合は3章の利用者一覧から行いますが、既に承認状況が付いた利用者は削除できない仕組みになっています。
6. 重要事項説明書テンプレート施設管理者
ホーム画面「📋 重要事項設問編集」から。施設ごとの重要事項説明書のひな形（テンプレート）を管理します。ここでは一覧画面での作成・複製・削除のみを扱います。設問・文面そのものの編集画面は別画面（ページ編集）になるため、詳しい編集方法は管理担当者にご確認ください。
新しく作成する
＋ 新規作成 を押すとモーダルが開く
施設をセレクトで選び 作成して編集 を押す
施設を選ばずに押すと「施設を選択してください」と表示されます。
「新規重要事項説明書」という名前で作成され、そのまま編集画面が開く
一覧からできる操作
| ボタン | 動作 |
|---|
| 詳細 | 編集画面を開く |
| プレビュー | 別タブで印刷用の表示を確認できる |
| 複製 | 同じ内容のテンプレートをコピーして新規作成し、編集画面を開く |
| 削除 | 確認ダイアログの後に削除 |
テキスト検索や施設セレクトで一覧を絞り込めます。作成したテンプレートは、3章の利用者詳細画面で利用者ごとに紐付けて初めて説明対象になります。
7. エラーが出たら
画面に表示される主なメッセージと、その対処法です。
| 表示されるメッセージ | 出る画面 | 対処法 |
|---|
| すべて入力 | 利用者の新規登録 | 施設・氏名・住所のいずれかが未入力です。全項目を入力してください。 |
| 氏名と続柄を入力／氏名を入力してください | 家族（関係者）の登録・編集 | 氏名が空、または続柄が未選択です。 |
| 必須項目を選択してください | 説明・署名の事前設定 | 利用者または説明者が未選択です。 |
| この利用者に該当する重要事項説明書が登録されていません | 説明・署名の事前設定 | 利用者詳細画面で説明書のチェックを入れてください（3章）。 |
| このページの署名・入力欄をすべて完了してください | 説明・署名（ページ送り） | そのページ内に未対応の署名・日付欄が残っています。上にスクロールして確認してください。 |
| 署名者を選択してください | 説明・署名（署名欄） | 署名する人（本人以外の場合）をセレクトで選んでから署名してください。 |
| 署名を入力してください | 署名モーダル | 署名欄が空のまま確定しようとしています。実際に署名してから確定してください。 |
| PDF生成に失敗しました | 記録管理 | 時間をおいて再度お試しください。繰り返す場合はシステム管理者へ連絡してください。 |
| 送信に失敗しました | 記録管理（家族へ送信） | 家族のメールアドレスが未登録・不正な形式でないか確認してください（3章）。 |
いずれの一覧画面でも「削除しますか？」の確認ダイアログでキャンセルを押せば、削除は取り消せます。上記以外のエラーが表示された場合は、画面をキャプチャの上でシステム管理者へご連絡ください。
8. 権限・用語一覧
ロール一覧
| ロール | 概要 |
|---|
一般スタッフ
general_user | 説明・署名の実施ができる。利用者・家族情報は閲覧のみで、登録・編集はできない。 |
施設管理者
facility_admin | 本マニュアルの3〜6章すべてを操作できる。所属施設の範囲内での管理者権限。 |
居宅介護支援専門員
care_manager | 説明・署名時に「居宅介護支援専門員」として選択される担当者。 |
システム管理者
system_admin | 会社・施設・アカウントなど全社的な設定を行う。本マニュアルの対象外。 |
用語
| 用語 | 意味 |
|---|
| 重要事項説明書（テンプレート） | 説明・署名のひな形となる書類。施設ごとに登録し、利用者に紐付けて使う。 |
| セッション | 1人の利用者に対して1回行う、説明・署名の実施記録。 |
| 紐付け | 利用者詳細画面で、その利用者に説明すべきテンプレートをチェックしておく操作。 |
| 完了した申込 | 説明・署名まで完了し、記録管理画面（5章）で確認・承認できるようになった記録。 |
本マニュアルは実際の画面表示に基づいて作成しています。今後の画面変更により、記載内容と実際の表示が異なる場合があります。操作にお困りの際は施設管理者またはシステム管理者へご相談ください。